2.ª atividade proposta (31/03/2017)

Análise realizada no Arquivo Central da Universidade de Brasília (ACE):

  • Espécies documentais  (divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu tipos documentais formato) existentes no ACE: Processo de Transferência; Relatório de Auditoria; Ata de Reunião; Atestado de Comparecimento; Certificado de Participação; Certificado de Conclusão; etc.
  • Funções das respectivas espécies:

Registro oficial da Tramitação de um Processo de Transferência (Processo de Transferência);

– Reportar resultados parciais ou totais de uma Auditoria finalizada ou em andamento (Relatório de Auditoria);

– Registrar oficialmente e de maneira resumida as ocorrências, deliberações, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias (Ata de Reunião);

– Comprovar oficialmente a presença de uma pessoa em determinado local e horário (Atestado de Comparecimento);

– Certificar oficialmente a participação de uma pessoa em um curso, simpósio, encontro, congresso ou oficina. (Certificado de Participação);

– Certificar oficialmente que uma pessoa concluiu determinado curso (Certificado de Conclusão);

  • Tipos documentais (divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro) existentes no ACE: Processo de Transferência voluntária ou facultativa; Relatório de Auditoria Interna; Ata de Reunião de Análise Crítica; Atestado de Comparecimento; Certificado de Conclusão de Curso Superior; etc.
  • Relação das séries documentais (subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência de documentos documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto) do ACE com as respectivas fases do ciclo vital dos documentos (sucessivas fases por que passam de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação), de acordo com a Teoria das Três Idades (teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, arquivos correntes intermediários ou permanentes de acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores primário e secundário):tabela.png

Os documentos destinados às atividades-meio da instituição são classificados e avaliados com base no Código de Classificação e Tabela de Temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos (CoNArq), enquanto que os documentos destinados às atividades-fim são classificados e avaliados conforme as Instituições Federais de Ensino Superior (IFES).

  • Sugestão de um Plano de Classificação para os documentos do ACE: edição personalizada, por uma Comissão Permanente de Avaliação, dos códigos e tabelas já utilizadas – CoNarq (para a área meio) e IFES (para a área fim) – visando melhor atender às atuais necessidades do ACE.
  • Sugestões de ações arquivísticas a serem implantadas no ACE: disponibilização de um local específico para higienização dos documentos; contratação de mais Técnicos de Arquivo para atividades de baixa complexidade; utilização de um Manual de Gestão arquivística para auxílio e padronização das atividades do arquivo; aquisição de mais estantes apropriadas para guarda de caixas-arquivo excedentes e estudo da nova disposição dos conjuntos documentais; otimização do espaço físico.
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