Apresentação Trabalho Final

Segue abaixo nosso vídeo de apresentação do Trabalho Final para contextualização do grupo Desarquivando e da metodologia e decorrer da disciplina Diplomática e Tipologia Documental, da Universidade de Brasília, no primeiro semestre de 2017.

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Trabalho Final! (Férias!!!)

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Universidade de Brasília – UnB

Faculdade de Ciência da Informação – FCI

Disciplina: Diplomática e Tipologia Documental – DTD

Professor: André Porto Ancona Lopez

Grupo: Desarquivando

Membros:

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Paulo Ceripes/Ana Beatriz/Ana Caroline/Liliane Simões/Luciano Barbosa

Agradecimento

No início das aulas e atividades da disciplina Diplomática e Tipologia Documental (DTD), estávamos cientes das dificuldades e desafios que estariam por vir. Trata-se de uma das disciplinas mais importantes e também mais exigentes do curso de Arquivologia. Sendo assim, contamos com o apoio do professor André Lopez, da professora Darcilene Rezende, dos servidores da secretaria da Faculdade de Ciência da Informação (FCI) e do Arquivo Central da Universidade de Brasília (ACE), dos colegas de turma, de ex-alunos e também de nossos familiares. São a todos esses que fica o nosso agradecimento. O apoio, a paciência e as orientações foram de vital importância para realização desse trabalho que ocorreu ao longo do semestre.

Resumo

O estudo da Informação é um ramo das ciências que busca antes de mais nada proporcionar o acesso à informação para seus usuários. O trato com a informação, de modo que possa torná-la acessível, está inserido no estudo da arquivologia a fim de preparar o estudante e futuro profissional de arquivo para atender as demandas presentes no serviço público e privado. O grupo Desarquivando tentou demonstrar através deste canal (blog) parte dos conhecimentos adquiridos ao longo do semestre acerca de Diplomática e Tipologia Documental. Para esse fim, utilizou-se de análises aplicadas a documentos, atividades desenvolvidas em grupo e individualmente, além de proporcionar aos seus visitantes uma oficina onde foram apresentados conceitos e explicações relevantes à disciplina de maneira dinâmica ao interligar Convênios entre Universidade de Brasília (UnB) e universidades estrangeiras, Intercâmbio e Diplomática.

Introdução

Este trabalho foi desenvolvido no contexto do estudo da Diplomática e da Tipologia Arquivística (DTD) considerando a Arquivologia como a ciência que estuda as teorias e práticas envolvidas no desenvolvimento das atividades de um arquivo – conjuntos documentais, instituições de arquivo (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2004, PÁG. 29 e 19) – e a Diplomática como a disciplina que define a autenticidade documental, que possui como objeto de estudo a estrutura formal deles, através da análise da espécie documental, isto é, define quais documentos se está tratando e quais as características externas (físicas) e internas (informacionais) deles, enquanto a tipologia a disciplina em que vai relacionar a espécie documental com as atividades e funções da entidade coletiva que a produziu (LOPEZ, 2012). Em conformidade com a proposta de aprendizagem da disciplina DTD, via blog, foi utilizado estratégia para a construção de conhecimentos, quebrando o modelo tradicional de ensino e as fronteiras de discussão e criando conhecimentos em redes e desenvolvimento do senso de independência no processo de aprendizagem (LOPEZ Apud FREIRE, 2002), da qual foi aplicada ao longo do semestre, conclui-se essa disciplina com alguns registros às principais reflexões apreendidas dentro das atividades.

A Disciplina

Pautada pelo estudo do documento em sua apresentação, a disciplina DTD busca a análise do documento em si mesmo. Isso não quer dizer somente a aplicação da análise diplomática, mas também a identificação do documento, quais informações o mesmo contém. É reforçada a ideia das idades documentais e analisadas as diversas teorias a respeito da quantidade de idades documentais e suas respectivas funções e definições em cada caso. Estuda-se também as legislações referentes a normas técnicas e sua aplicação prática no meio arquivístico. Com o estudo dos conceitos de DTD, a primeira impressão da matéria provoca certa ansiedade, pois são iniciados os trabalhos de análise da estrutura formal do documento (Diplomática) e em seguida feita a análise do contexto daquele documento no arquivo na qual está inserido (Tipologia). A maior dificuldade é entender as diferentes finalidades do documento a partir do estudo do contexto que o faz parte integrante do acervo de determinado produtor arquivístico, e também causa estranheza perceber de esse contexto vai variar conforme as finalidades de uso que o mesmo documento arquivístico assume em variados produtores arquivísticos.

Principais questões trabalhadas na disciplina DTD (em parceria com Arquivo Permanente 1)

  1. Produtor arquivístico: esclarecer a diferença entre emitir um documento e produzi-lo arquivísticamente;
  2. Espécie documental: identificar a configuração de um documento diante das variadas possibilidades;
  3. Série documental: ser capaz de identificar e buscar trabalhar sempre em cima das séries;
  4. Importância da contextualização para entender um documento singular ou um conjunto de documentos;
  5. Importância do Arquivo (como conjunto de documentos, local e instituição) para preservação do contexto e memória;
  6. Fundo arquivístico: procurar explicar o contexto de produção do documento e identificar o produtor arquivístico de um mesmo documento, analisando as possíveis mudanças de função quando este é guardado por fundos diferentes.
  7. Autenticidade dos documentos: apresentar exemplos de como identificar alguns elementos que podem dar evidências de que um documento é autêntico, como insignas, tipo de papel, carimbos, assinaturas, entre outros;
  8. Autenticidade X Veracidade: fazer uma abordagem rápida sobre as diferenças que existem entre esses dois conceitos.

Apresentação das Oficinas

Em 9 de junho, sexta-feira, os grupos da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental apresentaram as oficinas finais no Ceubinho (ICC Norte). O grupo Desarquivando trabalhou com documentos referentes a Convênios da Universidade de Brasília com Universidades Estrangeiras. Como equipamentos auxiliares estiveram dispostos à mesa: cartazes contendo fotos de algumas das universidades com que a UnB possui parceria; roteiro de apresentação em formato A3; cópia do processo de convênio entre a UnB e a Universidade de Concepción, no Chile, (documento trabalho e usado para ilustração dos conceitos e explicações expostos); documento explicativo sobre o que é um convênio e as principais diferenças entre um acordo; lista com universidades que possuem acordos vigentes com UnB; manual com os passos para se efetivar um intercâmbio com uma instituição conveniada; documento explicativo sobre conceitos relevantes ao entendimento da oficina; livro para registro de visitantes e um marca página que foi distribuído aos visitantes com o endereço do nosso blog.

O objetivo principal frente à oficina foi abordar a importância do reconhecimento da autenticidade de um documento, consequentemente da Diplomática, para identificação de possíveis fraudes a fim de se evitar problemas futuros; sejam relacionados ao intercâmbio planejado ou a qualquer outra situação que envolva a criação de documentos.

Em busca de uma relação da oficina com a disciplina Arquivo Permanente 1, ministrada pela professora Darcilene Rezende, foi abordada a importância de se identificar um fundo arquivístico e como esse conhecimento auxilia na organicidade do arquivo.

Acesse nossa oficina virtual aqui: https://dtdunb20171.wordpress.com/2017/06/23/oficina-virtual/

Conclusão

Conclui-se que o estudo da Diplomática e da Tipologia textual é de suma importância para os profissionais da arquivologia e da ciência da informação. A metodologia utilizada pelo professor proporcionou um maior aprofundamento por parte dos alunos na matéria, além de possibilitar que porção desse conhecimento adquirido fosse transmitido para o público em geral através das oficinas e dos blogs. Acerca do conteúdo aprendido, conclui-se que é importante perceber que, quanto ao documento, mesmo a partir de uma primeira análise, sempre deverá ser respeitado contextos variados de uso e guarda, além das estruturas formais. Com isso, percebe-se a dificuldade e o cuidado que deve ser tomado ao realizar análises contextuais, pois, existe certo grau de engessamento de óticas de análise por parte dos estudantes, engessamento esse causado pelo aprofundamento de conteúdo em somente um tipo de estudo. É necessário que os alunos continuem pesquisando e desenvolvam um senso crítico a fim de minimizar as dificuldades encontradas na matéria DTD, pois as respostas às perguntas das análises são baseadas em argumentações e não em respostas prontas e rígidas que se aplicam a todos os casos.

Referências bibliográficas

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). – CAP. 1

LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005. 232p., Publicações Técnicas, n. 51, ISBN: 85-7009-075-7.

MENDES, Bruna. Autenticidade e veracidade dos documentos, 23 Jun 2009. In: ARAÚJO, Marília de, GONZAGA, Suzane; PATRÍCIO, Camila. Disponível em: <http://diplomaticaunb2009.blogspot.com.br/2009/06/autenticidade-e-veracidade-dos.html>  Acessado em: 01/06/2017.

LOPEZ, A. Diplomática e Tipologia Documental – UnB, De re-diplomática: novos usos à antiga arte, 25 mai 2009. Disponível em: <http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/> Acessado em: 05/06/2017.

BELLOTTO, Heloísa Liberalli. . Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: IMESP/ARQ-SP, 2002. (projeto Como Fazer, 8)

SALVADOR, Juliana Lima. Convênios e termos de cooperação. Diferenças e normas aplicáveis. Conteúdo Jurídico, 19 nov 2013. Disponível em: <http://www.conteudojuridico.com.br/artigo,convenios-e-termos-de-cooperacao-diferencas-e-normas-aplicaveis,45882.html>  Acessado em: 31/05/2017

 

Oficina Virtual

VAI PRA ONDE?!

Oficina Grupo Desarquivando (Intercâmbio; Convênios; Diplomática)

Olá!

Nós somos o Grupo Desarquivando – Ana, Caroline, Liliane, Luciano e Paulo, alunos da Disciplina DTD (Diplomática e Tipologia Documental) do curso de Arquivologia da UnB (Universidade de Brasília) e aqui estaremos detalhando a Oficina realizada no ICC Norte (Instituto Central de Ciências) da UnB no dia 9 de Junho de 2017 às 19h.

Bom… Vocês, sendo – ou não – estudantes da UnB, provavelmente já pensaram em estudar fora, certo?

Existem, é claro, diversas maneiras se conseguir isso; desde intercâmbios com custos altíssimos àqueles praticamente de graça.

Se você deseja conseguir alguma bolsa, uma excelente opção é descobrir com quais universidades a UnB tem convênio firmado! [Acordos vigentes] Lembrando que um convênio é um tipo de acordo/termo de cooperação onde uma entidade pública une seus esforços com outras entidades, públicas ou privadas, com o propósito de alcançarem alguns objetivos de interesse comum. [Acordos e convênios]

Consideramos que outros aspectos – variantes entre os convênios – também devem ser avaliados durante a escolha da Instituição; como, por exemplo:

  • Custos: relacionar todos os custos e adequar a realidade do interessado;
  • Bolsa: benefício que pode definir a escolha;
  • Acomodações: possibilidade de hospedagem na própria instituição (alojamento);
  • Localização: localização física da instituição, facilidade de acesso a meios de locomoção e comércio;
  • Know How: o retrospecto da instituição pode agregar valor;
  • Duração: Período de curso de acordo com a necessidade/capacidade de estadia.

Após toda essa pesquisa, é a hora de dar início ao “processo”:

A UnB disponibiliza uma “espécie” de Manual para Intercâmbio, onde você deve observar e seguir o passo a passo, que vai desde os requisitos gerais para se iniciar um intercâmbio até o trâmite por completo. Trâmite é o caminho percorrido pelo documento desde sua criação, recepção até o cumprimento de sua função.

Ao suceder nos primeiros três passos, você é aprovado no programa e é quando a universidade envia ao aluno uma Carta de Aceitação. Este documento é o único que comprova a aceitação formal do aluno na universidade e, além disso, é necessário para a obtenção do visto de estudante, além de futuras burocracias referentes aos estudos posteriores e à cidade e país de destino.

E agora surge a pergunta: você saberia identificar quando um documento importante como esse é autêntico?

Deixe-nos, é claro, explicar o que é autenticidade:

A autenticidade consiste em um conjunto de elementos que caracterizam a confiabilidade de um documento. Por isso, para que um documento se torne autêntico ele precisa ser criado por entidade competente e possuir elementos que garantam sua existência, tais como assinaturas, carimbos, marcas d’água, etc. Esses elementos irão validar o documento demonstrando quem é seu autor e que este assume e concorda com o conteúdo e informações que ali se encontram, concretizando a autenticidade e a veracidade deste instrumento de prova. No entanto, estes elementos podem ser adulterados/falsificados, rompendo a integridade e exatidão do documento.

Muitas pessoas confundem autenticidade com veracidade. Porém, enquanto a autenticidade está voltada para o processo de criação do documento, a veracidade está ligada diretamente a qualidade das informações que compõem este certificado (LOPEZ, 2005).

É possível um documento ser considerado autêntico, mas não verídico? Sim! Basta que este demonstre o que realmente está transmitindo, mesmo que seu conteúdo abranja algumas informações não verdadeiras, visto que estes dois elementos são independentes entre si. Apesar de ser algo de responsabilidade da entidade competente, aí está mais um desafio para nós. Por isso, quando um documento de arquivo (isto é, um documento produzido e/ou recebidos por uma organização, pessoa ou família no exercício de suas atividades) é autêntico e verídico simultaneamente, é considerado um instrumento de prova genuinamente arquivístico.

Saber reconhecer a autenticidade de um documento certamente pode te evitar muita dor de cabeça; seja para identificar se sua Carta de Aceitação é confiável ou não, seja para identificar a confiabilidade de documentos de arquivo precedentes a esta Carta, que, querendo ou não, podem colocar em risco todo o seu planejamento de intercâmbio. Sendo assim, o documento de afirmação do convênio entre a UnB e a universidade escolhida (que é o que abre todas as posteriores possibilidades) é um bom exemplo para entendermos sobre autenticidade na prática.

Para isso, aplicaremos uma análise diplomática a este documento. Mas, claro, não podemos, antes, deixar de citar a importância da Diplomática, disciplina da Arquivologia, para tal. A Diplomática é justamente a disciplina que estuda a estrutura formal do documento e sua autenticidade, ou seja, ela analisa individualmente um documento de arquivo, após dar a este uma espécie (denominação).

Hoje, portanto, analisaremos o Convênio de Cooperação Acadêmica (NÃO mais VIGENTE) entre a Universidade de Brasília e a Universidade de Cocepción, Chile – uma universidade particular tradicional chilena situada na Cidade de Concepción, com prestígio internacional, colocada entre os maiores da América do Sul.

Para melhor esclarecer, o documento analisado a seguir está contido em um processo guardado pelo Arquivo Central da UnB, universidade considerada produtora arquivística deste documento (quem o usa e/ou guarda como prova) que, por sua vez, compreende o fundo (Conjunto de documentos uma mesma proveniência) da UnB – configurado como:

  • Resumo de convênio;
  • Termos de convênio e anexos:
  • Convênio de Cooperação Acadêmica entre a Universidade de Brasília e a Universidade de Cocepción, Chile (Emitido e produzido arquivisticamente pela UnB. Original. Em Português);
  • Convênio de Cooperação Acadêmica entre a Universidade de Brasília e a Universidade de Cocepción, Chile (Cópia. Em Português);
  • Convenio de Cooperacion Academica entre la Universidad de Brasília, Brasil, y la Universidad de Concepción (Produzido pela Universidade de Concepción. Cópia. Em Espanhol);
  • Termos aditivos e/ou alterações contratuais;
  • Publicação no D.O.U;
  • Ato de designação e de Executor subtituto;
  • Orçamento inicial (Processo);
  • Boletins de alteração de plano de classificação (Bad Processo);
  • Saldos de Exercícios anteriores (Dotações, etc);
  • Outros;
  • Correspondências da outra entidade;
  • Correspondências da FUB;
  • Formação e aprovações de aditivos e/ou alterações contratuais (Processo);
  • Formalização e aprovação de Convênio (Processo);
  • Outros;

[documento completo]

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Supondo que temos a versão do Convênio de Cooperação Acadêmica emitida e produzida arquivísticamente pela Universidade de Brasília, original e em nossas mãos, podemos considerar os elementos diplomáticos abaixo como:

1) Denominação do documento/Espécie: Convênio de Cooperação Acadêmica entre a Universidade de Brasília e a Universidade de Cocepción;
2) Suporte: Papel;
3) Formato e dimensões: Folhas anexadas A4;
4) Gênero: Textual;
5) Forma: original;
6) Sinais de validação: Logotipo da universidade, data, assinatura e carimbo;
7) Configuração da informação:

  • logotipo da UnB situado no canto superior direito;
  • nome da universidade logo abaixo do logotipo;
  • título do documento centralizado;
  • texto do documento (informação geral a ser transmitida) justificada logo abaixo;
  • carimbo do serviço de convênios da Fundação Universidade de Brasília (FUB) na primeira folha com código, data de registro e rubrica;
  • nome e assinatura da autoridades competentes (Presidente da Fundação & Diretor de Assuntos Internacionais) disposta centralizada ao final documento;
  • nome das instituições conveniadas (UnB e Universidade de Concépcion) logo abaixo do nome das respectivas autoridades;
  • Local e data da última assinatura após as denominações dos competentes;
  • ao final termos “testemunhas” (obs.: não preenchido).

Com base nos elementos diplomáticos analisados neste documento (além de uma comparação com outros documentos de similar espécie e função emitidos pela UnB), podemos o considerar autêntico. Ademais, vocês os podem ter como base para a análise de outros convênios de mesmo tipo.

Obviamente, fazer uma análise de cada documento do processo e ir atrás de outros concernentes no traria mais informações relevantes que auxiliariam ainda mais na identificação do contexto e de outros fundos e produtores arquivísticos relacionados. Mas como nosso foco foi trabalhar a importância da identificação da autenticidade unindo a Diplomática ao Convênio entre a UnB e a Universidade de Concepción, preferimos nos ater a isso.

Antes de finalizar, gostaríamos de ressaltar a importância do Arquivo (como conjunto de documentos, local e instituição) para a preservação da memória nos mais variados sentidos. O documento hoje analisado, por exemplo, não se encontra mais em vigência. No entanto, podemos ter acesso a este e comprovar existência de seu feito em um dado período – bem como usá-lo como auxílio na análise das diversas questões relacionadas a ele – em virtude da existência do Arquivo.

Bom… esperamos realmente que essa explicação tenha sido útil àquele que deseja fazer um intercâmbio por uma universidade conveniada à UnB e, também, àquele que simplesmente deseja atestar a confiabilidade de um documento relevante para si.

Clicando aqui é possível ter acesso a conceitos relevantes ao entendimento da explicação que não foram anexados ao decorrer do texto.

Aqueles que visitaram nossa oficina presencial ganharam de brinde um marcador de página relacionado à nossa proposta:

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É isso! Agradecemos por ter chegado até aqui!

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Referências bibliográficas

DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para una antigua ciencia. Trad. Manuel Vázquez. Carmona (Sevilla): S&C, 1996. (Biblioteca Archivística, 5). – CAP. 1

LOPEZ, A. Identificação de tipologias documentais em acervos de trabalhadores. In: MARQUES, Antonio José; STAMPA, Inez Terezinha Stampa. (Orgs.). Arquivos do mundo dos trabalhadores: coletânea do 2º Seminário Internacional. São Paulo; Rio de Janeiro: CUT; Arquivo Nacional, 2012, p. 15-31.

ARQUIVO NACIONAL (Brasil) Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005. 232p., Publicações Técnicas, n. 51, ISBN: 85-7009-075-7.

MENDES, Bruna. Autenticidade e veracidade dos documentos, 23 Jun 2009.  In: ARAÚJO, Marília de, GONZAGA, Suzane; PATRÍCIO, Camila. Disponível em: <http://diplomaticaunb2009.blogspot.com.br/2009/06/autenticidade-e-veracidade-dos.html>  Acessado em: 01/06/2017

SALVADOR, Juliana Lima. Convênios e termos de cooperação. Diferenças e normas aplicáveis. Conteúdo Jurídico, 19 nov 2013. Disponível em: <http://www.conteudojuridico.com.br/artigo,convenios-e-termos-de-cooperacao-diferencas-e-normas-aplicaveis,45882.html>  Acessado em: 31/05/2017

LOPEZ, A. Diplomática e Tipologia Documental – UnB, De re-diplomática: novos usos à antiga arte, 25 mai 2009. Disponível em: <http://diplomaticaetipologia.blogspot.com.br/> Acessado em: 05/06/2017

A Assessoria de Assuntos Internacionais (INT)  <http://int.unb.br/> Acessado em: 05/06/2017

 

Roteiro da Oficina

O objetivo do grupo é abordar conceitos da Arquivologia, além de apresentar a aplicação prática de mecanismos relacionados à area, de forma lúdica, relacionando um documento do Acervo Permanente da UnB, referente a celebração de convênios com instituições estrangeiras.

O roteiro de apresentação apresenta desde a seleção do convênio, passando para o destino e então entrando na importância da arquivologia, abordando os tramites, questões relacionadas à autenticidade e finalmente chegando a disciplina de diplomática e tipologia documental, além de citar questões relacionadas à disciplina de arquivo permanente 

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